Wer beruflich reist, gibt oft mehr aus als erwartet. Die gute Nachricht: Reisekosten absetzen ist für Arbeitnehmer und Selbstständige gleichermaßen möglich, und das kann die Steuerlast spürbar senken. Grundsätzlich gilt: Alle Kosten, die bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit entstehen, können steuerlich geltend gemacht werden.
Welche Kosten zählen überhaupt als Reisekosten?
Nicht jede Ausgabe auf Reisen ist automatisch absetzbar. Es zählen nur Kosten, die direkt mit einer beruflichen Reise zusammenhängen. Dazu gehören vier Hauptkategorien:
- Fahrtkosten: Kosten für Zug, Flug, Bus oder das eigene Auto auf dem Weg zum auswärtigen Einsatzort.
- Verpflegungsmehraufwendungen: Pauschalen für Mahlzeiten, wenn du länger als acht Stunden unterwegs bist.
- Unterkunftskosten: Hotelrechnungen oder andere Übernachtungskosten bei mehrtägigen Reisen.
- Reisenebenkosten: Dazu zählen zum Beispiel Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung oder Trinkgelder, die direkt mit der Reise zusammenhängen.
Privatreisen oder gemischt genutzte Ausflüge lassen sich nicht vollständig absetzen. Nur der berufliche Anteil ist abzugsfähig.
Fahrtkosten: wie rechnet man sie ab?
Für Fahrten mit dem eigenen Auto gilt eine Kilometerpauschale. Arbeitnehmer und Selbstständige können pro gefahrenem Kilometer einen pauschalen Betrag ansetzen. Für Selbstständige gelten dabei Hin- und Rückfahrt: Bei einer Dienstreise von 50 Kilometern Entfernung werden also 100 Kilometer berechnet. Der geltende Pauschalbetrag liegt laut aktuellem Stand bei 0,30 Euro pro Kilometer, wobei sich dieser Wert in der Regel regelmäßig anpassen kann. Wer öffentliche Verkehrsmittel nutzt oder fliegt, setzt einfach die tatsächlichen Ticketkosten an.
Arbeitnehmer tragen die Fahrtkosten als Werbungskosten in die Steuererklärung ein. Selbstständige buchen sie als Betriebsausgaben.
Was sind Verpflegungspauschalen und wann gelten sie?
Wer auf einer Dienstreise isst, kann nicht einfach jeden Kassenbon einreichen. Das Finanzamt arbeitet hier mit festen Tagespauschalen. Diese hängen davon ab, wie lange du an einem Tag unterwegs bist und ob du im Inland oder im Ausland reist. Bist du mehr als acht Stunden außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte unterwegs, gilt bereits eine Pauschale. Bei ganztägigen Abwesenheiten ist der Betrag höher. Für Auslandsreisen gibt es länderspezifische Pauschalen, die je nach Reiseziel unterschiedlich hoch sind.
Wichtig: Die Pauschalen gelten unabhängig davon, was du tatsächlich ausgegeben hast. Du musst also keine Essensquittungen sammeln, solange du innerhalb der Pauschale bleibst.
Unterkunftskosten richtig absetzen
Hotelkosten bei einer beruflichen Übernachtung lassen sich vollständig absetzen. Voraussetzung ist, dass die Übernachtung wegen der beruflichen Tätigkeit notwendig war. Arbeitnehmer geben die Kosten als Werbungskosten an, Selbstständige als Betriebsausgaben. Wenn der Arbeitgeber einen Teil erstattet, zählt nur der selbst getragene Rest als abzugsfähig.
Wer regelmäßig an einem auswärtigen Ort übernachtet, zum Beispiel bei einer doppelten Haushaltsführung, sollte prüfen, welche besonderen Regelungen dafür gelten. Das ist ein eigenes Thema mit eigenen Grenzen.
So trägst du Reisekosten in die Steuererklärung ein
Arbeitnehmer nutzen die Anlage N in der Steuererklärung. Dort gibt es einen eigenen Bereich für Werbungskosten, unter dem du Reisekosten aufschlüsseln kannst. Selbstständige und Freiberufler tragen die Kosten in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Betriebsausgaben ein. Es empfiehlt sich, alle Belege sorgfältig aufzubewahren, auch wenn Pauschalen gelten. Das Finanzamt kann im Zweifel nachfragen.
Praktische Checkliste: Das brauchst du für die Abrechnung
- Reisedatum und Reiseziel notieren
- Abfahrts- und Ankunftszeit festhalten (wichtig für Verpflegungspauschalen)
- Gefahrene Kilometer dokumentieren (bei Autofahrten)
- Ticketbelege oder Tankquittungen aufbewahren
- Hotelrechnungen sammeln
- Parkbelege und andere Nebenkosten sichern
- Eventuelle Erstattungen durch den Arbeitgeber notieren, damit du nur den Differenzbetrag ansetzt
Arbeitgeber oder Finanzamt: wer zahlt?
Reisekosten lassen sich auf zwei Wegen geltend machen. Entweder erstattet der Arbeitgeber die Kosten direkt und steuerfrei, oder du trägst sie selbst und holst dir den steuerlichen Vorteil über die Steuererklärung zurück. Beide Wege schließen sich aus: Was der Arbeitgeber steuerfrei erstattet, kannst du nicht nochmals beim Finanzamt angeben. Selbstständige können nur den Weg über die Steuererklärung nutzen.
Wer berufliche Reisen sorgfältig dokumentiert und alle abzugsfähigen Posten konsequent einträgt, kann am Ende des Jahres eine merkliche Steuerersparnis erzielen. Der Aufwand lohnt sich, vor allem bei häufigen Dienstreisen.
Häufige Fragen zu Reisekosten absetzen
Kann ich Reisekosten absetzen, auch wenn mein Arbeitgeber nichts erstattet?
Ja, das ist möglich. Wenn der Arbeitgeber keine Erstattung zahlt, kannst du die gesamten beruflichen Reisekosten als Werbungskosten in deiner Steuererklärung angeben und so einen Teil der Ausgaben zurückbekommen.
Was passiert, wenn mein Arbeitgeber nur einen Teil der Reisekosten erstattet?
Dann kannst du den verbleibenden, selbst getragenen Anteil in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Der vom Arbeitgeber steuerfreie erstattete Teil darf nicht nochmals angegeben werden.
Müssen Selbstständige die Reisekosten anders abrechnen als Arbeitnehmer?
Ja, Selbstständige und Freiberufler tragen Reisekosten als Betriebsausgaben in ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ein, während Arbeitnehmer sie als Werbungskosten in der Anlage N der Steuererklärung angeben.
Welche Belege muss ich für die Reisekostenabrechnung aufbewahren?
Du solltest Fahrkarten, Tankquittungen, Hotelrechnungen, Parkbelege und alle sonstigen relevanten Quittungen aufbewahren. Außerdem ist es sinnvoll, Reisedatum, Ziel und Dauer der Abwesenheit schriftlich festzuhalten, da das Finanzamt diese Angaben prüfen kann.
Kann ich auch Reisekosten für Fortbildungen absetzen?
Ja, wenn die Fortbildung beruflich veranlasst ist, gelten die gleichen Regeln wie bei einer Dienstreise. Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen lassen sich dann ebenfalls steuerlich absetzen.